Mejor Herramientas de Gestión de Activos de Software (SAM)
Mejor Herramientas de Gestión de Activos de Software (SAM) de un vistazo
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Más Información Sobre Herramientas de Gestión de Activos de Software (SAM)
¿Qué son las herramientas de gestión de activos de software (SAM)?
Las herramientas de gestión de activos de software (SAM) permiten a las empresas gestionar las licencias de software utilizadas en toda la compañía. Tradicionalmente, estas herramientas han apoyado la gestión de licencias de software en las instalaciones, pero muchas herramientas también admiten activos SaaS. El software de gestión de activos de software ayuda a las empresas a monitorear y gestionar la implementación de software, las licencias de software, el cumplimiento de licencias y, en última instancia, el gasto en licencias para todos los usuarios finales involucrados en la aplicación. El uso principal de SAM es mantener a la empresa en cumplimiento, ya que los proveedores de software no quieren que la empresa use más de su software del que compraron o licencian. Los proveedores a menudo realizan auditorías de cumplimiento de software para garantizar que las empresas utilicen la aplicación específica correctamente. Si no cumplen, puede incurrir una tarifa o penalización. Una excelente práctica de SAM previene auditorías y penalizaciones de proveedores.
Las herramientas SAM descubren software en las instalaciones escaneando bases de datos, registros del sistema y aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP). Esto no solo muestra el software utilizado, sino que también previene el uso de software no autorizado, conocido como TI en la sombra, ya que descubre software no reportado. Después del descubrimiento, SAM rastrea el cumplimiento del software con métricas como fechas de renovación, el número máximo de usuarios y dispositivos, etc. El software SAM pasará por un proceso de normalización que extrae estas métricas de los contratos. La normalización puede ser parcialmente automatizada, pero debido a la complejidad de los contratos de software, la entrada manual puede ser necesaria para la precisión. Después de que se extraen y rastrean todos los campos clave, las herramientas SAM visualizan las métricas y el uso del software para verificar el cumplimiento. Esta visualización informa a las empresas si hay casos de uso excesivo para que puedan actuar temprano y evitar penalizaciones.
Además, las empresas pueden aprovechar al máximo su conjunto tecnológico asegurándose de que cada aplicación se utilice correctamente y no paguen por licencias no utilizadas. Una visualización del uso asegura a las empresas que su dinero se está gastando de la manera más eficiente.
¿Qué significa SAM?
SAM significa gestión de activos de software. Es una práctica empresarial para el cumplimiento y la adquisición de software. El software SAM realiza la mayor parte del trabajo pesado al descubrir software, rastrear licencias y visualizar datos de uso. Algunos software SAM también rastrean aplicaciones SaaS y en la nube, pero se centran más en la optimización del uso que en el cumplimiento.
¿Cuáles son las características comunes de las herramientas de gestión de activos de software (SAM)?
Las siguientes son algunas características principales dentro de las herramientas SAM que pueden ayudar a los usuarios a monitorear el cumplimiento del software, rastrear datos de uso y prevenir auditorías de proveedores:
Descubrimiento de software: Una herramienta de gestión de software mantiene una base de datos centralizada de software. Debería descubrir y documentar automáticamente el software utilizado en los dispositivos de la empresa. La entrada manual a gran escala es poco práctica porque consume mucho tiempo y es inexacta.
Visualización del uso: Las herramientas SAM deben rastrear el uso del software desde el momento de la adquisición hasta su eliminación. Al monitorear el uso por parte de los usuarios, el departamento de TI central puede tomar decisiones importantes de compra y asignación de licencias basadas en quién está usando en exceso o en defecto el software en tiempo real.
Alertas: Una vez que hay un caso de uso excesivo o una licencia que está por expirar, el sistema debe alertar al gerente de TI. Sin esta funcionalidad, los gerentes de TI no pueden descontinuar o ajustar los acuerdos de licencia de software a tiempo. Por lo tanto, SAM juega un papel crítico en los procesos de gestión de servicios de TI (ITSM) y la Biblioteca de Infraestructura de Tecnología de la Información (ITIL).
Documentación de cumplimiento: Un acuerdo de licencia de software puede ser extremadamente complejo. Para documentar estos requisitos de cumplimiento, las herramientas SAM deben documentar las métricas y condiciones específicas en su base de datos a partir de los acuerdos. Los expertos en SAM necesitarían ingresar esta información en una base de datos SAM centralizada para que cualquier herramienta SAM funcione.
¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de gestión de activos de software (SAM)?
Ahorro de costos: SAM ofrece a las empresas una vista de uso de su patrimonio de software. Esto permite a las empresas reducir las licencias infrautilizadas en las negociaciones con proveedores, ahorrándoles un promedio del 10-20% en gastos de software.
Mejora la relación con los proveedores: Los proveedores son menos propensos a realizar una auditoría si están informados sobre los derechos de licencia de sus clientes. Los cambios sospechosos en las licencias de software son la principal razón por la que los proveedores realizan auditorías. Las auditorías constantes y las penalizaciones frecuentes desperdician tiempo y deterioran las relaciones con los clientes. Las empresas reducen el riesgo de auditoría de software informando a los proveedores sobre cambios en las licencias, cambios en el número de empleados, datos de uso, etc.
Previene la TI en la sombra: La TI en la sombra ocurre cuando los empleados adquieren en secreto el hardware o software que desean. Existen riesgos de seguridad asociados con el software desconocido, pero también existe la amenaza de incumplimiento. El software no aprobado, que por lo tanto no está cubierto por los términos de licencia de una organización, podría desencadenar una auditoría de un proveedor de software. Las herramientas SAM deben abordar la burocracia, los largos retrasos y las solicitudes perdidas de los empleados para que sean menos propensos a adquirir software no autorizado.
¿Quién utiliza las herramientas de gestión de activos de software (SAM)?
Gerentes de TI: Los principales usuarios de este software son los gerentes de TI. Son responsables de configurar la herramienta SAM y rastrear todo el software. Las herramientas SAM también les permiten negociar mejores términos con los proveedores al identificar sus verdaderos requisitos de software.
Equipos de finanzas: Los equipos de finanzas pueden determinar cuántas licencias de software pueden recortar según el uso. Esto también les proporciona una comprensión clara de los costos de software en la planificación del presupuesto.
Software relacionado con las herramientas de gestión de activos de software (SAM)
Software de gestión de activos de TI: El software de gestión de activos de TI (ITAM) ayuda a los usuarios a documentar su inventario de hardware y software de TI. SAM es parte del proceso ITAM ya que solo gestiona el inventario de software.
Software de gestión de operaciones SaaS: La gestión de operaciones SaaS, o SaaSOps, es un proceso de gestión, gobierno y seguridad de productos SaaS dentro de una empresa. Esto es similar a SAM, pero cubre principalmente aplicaciones en la nube. Algunos proveedores hoy en día ofrecen herramientas integrales que gestionan tanto las prácticas SAM como SaaSOps.
Desafíos con las herramientas de gestión de activos de software (SAM)
Normalización de datos: La normalización de datos es parte del proceso de automatización de SAM que identifica y da formato a los datos clave de los códigos de aplicación. La normalización convierte datos no estructurados en métricas legibles para mostrar el estado de cumplimiento y la información de uso. Las herramientas SAM automatizan este proceso con la configuración correcta. El desafío es que lleva tiempo configurar las métricas correctas (cuál es el límite por dispositivo, por usuario, etc.) con contratos de software complejos. Para identificar correctamente todas las métricas, los equipos legales, financieros y de TI deben trabajar juntos durante un período prolongado. Las empresas con nuevos procesos SAM deberían apuntar a unas pocas licencias de software críticas para comenzar.
Integración de datos: No todas las aplicaciones pueden integrarse con cada herramienta SAM. Algunos proveedores de SAM ofrecen herramientas SAM específicas para proveedores líderes como Microsoft, mientras que algunos proveedores de SAM afirman ofrecer soluciones todo en uno para todas las aplicaciones. Las empresas deben revisar sus requisitos y pedir a los proveedores que demuestren si sus herramientas pueden integrar aplicaciones específicas.
¿Qué empresas deberían comprar herramientas de gestión de activos de software (SAM)?
Empresas grandes: Las empresas con 500 o más empleados deberían considerar comprar herramientas SAM. El seguimiento manual de licencias de software es difícil con tantos empleados, por lo general, las empresas grandes contratarán empresas de soluciones de gestión de licencias para facilitar esta tarea. Los proveedores también apuntan activamente a las empresas grandes para auditorías de proveedores, lo que las hace más propensas a recibir penalizaciones.
Cómo comprar herramientas de gestión de activos de software (SAM)
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para herramientas de gestión de activos de software (SAM)
Ya sea que una empresa esté buscando su primer software SAM o tratando de reemplazar uno existente, g2.com puede ayudar a encontrar la mejor herramienta.
Las necesidades de la empresa al buscar software SAM a menudo se relacionan con datos y métricas específicamente deseados. Por ejemplo, el usuario puede estar más interesado en monitorear su uso de software. Los compradores deben hacer una lista clasificada de las características de SAM que aborden más directamente los problemas que están tratando de resolver, luego consultar las reseñas de G2 para encontrar el ajuste adecuado.
Priorizar el conjunto de características deseadas puede ayudar a reducir el grupo potencial de soluciones SAM, permitiendo a los equipos aplicar más consideraciones para el presupuesto, la facilidad de integración con otros sistemas, los requisitos de seguridad y más. Este enfoque holístico empodera a los compradores para avanzar con una lista de verificación enfocada, que puede usarse junto con la puntuación de G2 para seleccionar el mejor producto SAM para el negocio.
Comparar productos de gestión de activos de software (SAM)
Crear una lista larga
Al buscar software SAM, las empresas deben identificar la compatibilidad con el ERP existente, RRHH y otros software de gestión empresarial. Los compradores deben hacer una lista del software existente importante que necesita ser integrado, luego filtrar las herramientas SAM que no pueden integrarse con el software existente.
Crear una lista corta
Ayuda a cruzar los resultados de las evaluaciones iniciales de proveedores con las reseñas de G2 de otros compradores, la combinación de las cuales ayudará a reducir a una lista corta de tres a cinco productos. A partir de ahí, los compradores pueden comparar precios y características para determinar el mejor ajuste. Algunos proveedores no cobran costos de implementación mientras que otros sí.
Realizar demostraciones
Como regla general, las empresas deben asegurarse de demostrar todos los productos que terminan en su lista corta. Durante las demostraciones, los compradores deben hacer preguntas específicas relacionadas con las funcionalidades que más les importan; por ejemplo, uno podría pedir que se le guíe a través de un problema de rendimiento típico desde la alerta hasta la reconciliación de licencias dentro de la herramienta SAM.
Selección de herramientas de gestión de activos de software (SAM)
Elegir un equipo de selección
Independientemente del tamaño de la empresa, es importante involucrar a las personas más relevantes al comenzar el proceso de selección de software SAM. Las empresas más grandes pueden incluir especialistas en SAM, equipos de adquisiciones, gerentes de TI y desarrolladores que trabajarán más de cerca con el software. Las empresas más pequeñas con menos empleados podrían necesitar solo a los gerentes de TI para llenar el rol.
Negociación
Muchos proveedores ofrecen plataformas completas de licencias de software que van más allá de SAM (en las instalaciones) para incluir la gestión de licencias SaaS y plataformas de gasto. Mientras que algunas empresas no cederán en las configuraciones de sus paquetes, los compradores que buscan reducir costos deben intentar negociar hasta las funciones específicas que les importan para obtener el mejor precio. Por ejemplo, la página de precios de un proveedor donde la funcionalidad SAM solo se incluye con un paquete de monitoreo todo en uno robusto, mientras que una conversación de ventas puede demostrar lo contrario.
Decisión final
Después de esta etapa, es importante realizar una prueba si es posible con una pequeña selección de profesionales de TI o desarrolladores. Esto ayudará a asegurar que el software SAM elegido se integre bien con la configuración de sistemas de un administrador de TI o el trabajo diario de un desarrollador. Si la herramienta SAM es bien recibida y bien utilizada, el comprador puede tomar eso como una señal de que su selección es la correcta. Si no, puede ser necesario volver a considerar las otras opciones.
